【レポート】ワークショップが寄与する価値:UX DAYS TOKYO 2018

スタッフの藤原です。3/18に実施しましたUX DAYS TOKYO 2018のワークショップの一つ「UXチームのための実践ワークショップ設計」に参加したのでレポートいたします。スピーカーはご夫婦で旦那さんのシャーウィン氏はUXで世界的に有名なFrogのメンバーでもあり、どんなワークショップか期待して参加しました。

当日は、日頃実践でUXを活用している人から現在UXを学んでいる人まで、総勢30名の多種多様な方が参加していました。どなたも積極的に質問したり参加者同士で意見交換したりと非常に有意義な1日になりました。内容はワークシートやポストイットを用いた演習を交え、明日にでも実践できそうなノウハウはもちろん、根幹となる考え方が細かく紹介されて難しかったところもありましたが凄く参考になりました。

ワークショップはステークホルダのマネジメントツール

ワークショップの設計がテーマなため、まずは”ワークショップとは何か”という話から始まりました。今回のワークショップ設計は、”顧客に対して価値を提供するためのもの”で、そのために多くのステークホルダをマネジメントするためのものだという解説でした。

ワークショップを開催する際には、特定のテーマに対して焦点を絞り、きちんと設計したうえで取り組むべきであり、ただ闇雲に行えば良いとい分けではない。と言う言葉に「はっ!」っとさせられました。

価値のあるUXワークショップの設計方法

価値のあるUXワークショップを設計するには、以下の流れで取り組んでいきます。

  1. 目的を明確にする(Identify Your Goal)
  2. 参加者を理解する(Understand Your Participants)
  3. アジェンダを決める(Develop Your Agenda)
  4. アクティビティを決める(Create Your Activities)

1. 目的を明確にする(Identify Your Goal)

はじめに、設計するワークショップの目的を明確にします。目的を明確にする際には、簡潔な一文で伝えられるものが好ましいとのことです。ワークショップの目的は様々ありますが、例としては以下のようなものが出されました。

ワークショップの目的例

  • 現在のユーザーニーズを全員で共有するためのリサーチを行う
  • フィードバックを得るためのプロトタイプを作成する
  • リリーススケジュールを決めるためのプランニングを行う

目的を宣言する際に、以下のフレームワークに当てはめるとまとまりやすいとの解説でした。

このワークショップの目的は 【私たち全員が達成したいこと】である。
このワークショップが終了した時に、【全員が同意した特定の成果物】を生み出していれば、私たちの目標は達成されるであろう。

重要なことは「成果」にフォーカスすることだと感じました。単純に「何を行うか」ということではなく、ワークショップ後の「成果」や「成果物」を生み出すことに注力することで、実施後の価値を測定しやすくなりました。

目的を作成する際に検討すべき事項

目的を明確にすると言っても、あまりピンと来ない場合もあります。そこで、目的を明確にするにあたり、検討すべき3つの事柄が紹介されました。

検討事項
  • インプット(参加者/事前情報/場所)
  • 参加者への影響(思考/感情/行動)
  • アウトプット

重要と感じた点としては、「アウトプットを計測可能なものとして定義すること」です。自分たちのワークショップやその後のアクションがしっかり価値のある行為だったのかどうかを確認し、次のアクションにつなげるためには非常に重要だと感じました。

演習では、参加者の業務に即して上記3点をワークシートに書き出しました。自分もそうでしたが、周りの方も非常に目的設定に苦戦していました。特に、計測可能な成果物の定義が難しかったです。

目的の検証

明確な目的が見えてきたら、上司や決裁者に妥当性を検証する必要があります。必ず検証するという考え方が、リーンやUXの考え方に通じるところだと感じました。

全体所要時間の決定

ワークショップでは、発散・探検・収束の3ステップがあります。目的に応じて所要時間を決定します。

ワークショップの日数と内容の例

2. 参加者を理解する(Understand Your Participants)

ワークショップを設計する上で重要なことは、コンテンツだけではありません。参加する人が最大限バリューを発揮できる環境を用意する必要もあります。そのために、参加者自体をきちんと理解することは非常に重要です。

理解するにあたり重要な観点として、「参加者の名前」「独自の貢献」「考慮すべきことやリスク」があります。

特に重要だなと感じたことは、参加者の名前を明確にすることです。役割ではなく名指しすることで、他の「独自の貢献」や「考慮すべきことやリスク」という観点を把握しやすくなると思います。役員や部長などの肩書きで参加者を理解しようとすると、この役職ならこういう視点があるだろうというバイアスがかかってしまうからです。

3. アジェンダを決める(Develop Your Agenda)

ワークショップの目的を定め、参加者に対する理解を深めたら、次は取り組む内容(=アジェンダ)を決めていきます。アジェンダを決める際の重要なことは、4点あります。

アクティビティ:参加者が自発的に取り組んでもらいたいことを定義します。アクティビティには必ず、移動時間や休憩時間も含めます。
アウトプット:アクティビティの成果として得たいものを検討します。
加えて今回のアクティビティにおけるアウトプットが、ワークショップ全体のアウトプットに対して、どのように貢献をするのかという観点でも検討します。
インプット:アクティビティに取り組む前に必要な情報を考えます。場合によっては、別のアクティビティにおける成果物が、今回のアクティビティにとってのインプットになります。
所要時間:「どのくらい時間がかかるか?」を検討した上で、「いつ行うか」を決定します。

ユーザ調査を行うためのアジェンダ

ユーザ調査実施のワークショップを例に、アジェンダを3つ出した例です。このワークショップは、およそ4~6時間で行われる想定です。

  • 「ユーザに対する仮説を明確にする」
  • 「調査観点を洗い出す」
  • 「どの調査観点に焦点を当てるか」

(例)ユーザ調査実施のワークショップのアジェンダ

軽食や飲み物を準備する

ワークショップは、長丁場になる場合もあるので、休憩時間は大切だそうです。軽食や飲み物を用意して、リフレッシュできる環境を用意することが必要だと言っていました。休憩時間が終わっても、戻ってこない人がいる場合がありますので全員参加しているか確認して進めましょうと、ジョークを交えた解説が印象的です。ステークホルダーの時間確保に苦労するのは、どの国でも同じようです。笑

4. アクティビティを決める(Create Your Activities)

最後に、個々のアクティビティの詳細を詰めていきます。アクティビティに取り入れると効果的であるノウハウがいくつか紹介されました。

適切な問いの設計

ブレーンストーミングを行う際に、どのように問いを投げるかは非常に重要です。幅広く回答できる問いを投げましょう。問いを立てる際の注意点として以下の3つがあります。

  1. 「我々はどうしたら【今回の課題を解消した状態】ができるか(=How might we)」という型にあてはめる
  2. 改善すべき要素を特定しない
  3. 必ず疑問形で問う

例1:照明を改善するアイデアを生むための問い

× どうしたら顧客に対してより良い電球を作れるか?
○ どうしたらアパートに住む顧客の照明の体験を改善することができるか?

前者では、改善すべき対象を電球に絞っているので、回答も電球を改善することにしか目が向きません。一方後者は、電球に限らず問いを投げているので、電球に対する改善案も出ますが、窓からの採光に対する改善案も出てくるでしょう。また、「アパートに住む」というコンテキストを定義することで、解決すべき課題に対する理解も深まります。

例2:外国旅行客のお花見体験を改善するアイデアを生むための問い

× どうしたら日本に訪れる旅行客のための開花予報webサイトを改善できるか?
○ どうしたら日本に訪れる旅行客が開花予報を把握するための手助けができるだろうか?

前者もまたwebサイトという改善すべき要素を特定しています。旅行客のジョブは、webサイトを閲覧することではなく、開花予報を知ることです。顧客のジョブに焦点を当てて問いを立てることが重要です。

意思決定(ディシジョンメイキング)の可視化

グループで意思決定を可視化していきます。異なる2つの評価軸を用いて、それぞれのアイデアを評価するダイアグラムを作成しました。
例えば「マネタイズがしやすいか、しにくいか」と「集団での利用に適しているか、個人の利用に適しているか」という評価軸です。

実際にワークショップで行った意思決定の様子

事前にドット投票を行うことで、どのような観点で参加者たちが良いアイデアであると評価しているのかが理解できました。

一方、良いと思ったアイデアのうち、左下の空間に当てはまるものは存在していませんでした。ここからアイデア出しが足りない可能性もあれば、評価できない対象とみなしている可能性もあります。このダイアグラムから参加者たちの価値基準が明確に可視化されるというメリットがあります。

ワークショップがもたらす価値

共通認識の提供

ワークショップを設計するにあたり、重要なことは参加者全員が共通認識として同じ目標を持つことだと感じました。ワークショップを開いても、参加者の関心事は立ち位置によってどうしても変わってしまうものだと思います。

例えば、僕のようなエンジニアは機能の詳細な作り方に関心を持ち、セールスはプロダクトをどう売り出していくか、経営者はその製品がどの程度利益を創出するのか、様々あります。そのために、ワークショップの冒頭で行う「目的を明確にする」というタスクが非常に重要であると思いました。

そして、ワークショップを始める際に目指すゴールを明確に定めることで、視点の相違があっても、ワークショップを行うことで価値基準が統一されます。そうすると評価軸がぶれることなく進められるのだなと感じました。

また、先程記載したシャーウィンさんの冗談のように、僕も他の参加者も、ステークホルダーの時間をどうやって取るのか、ということがやはり最大の懸念でした。ワークショップを実施してみて、共通認識の重要性は理解できたので、他の業務で忙しい人たちの時間を確保するには、その価値を伝え、認識してもらう努力が必要だとも思いました。

初めから承認を得なければいけないレベルからワークショップを始めるのではなく、ある程度価値を理解してもらえている人だけを集めて行い、そのアウトプットを用いて別のステークホルダーを巻き込んでいくというやり方ができそうだなと感じました。今回のワークショップを通じて、ステークホルダーを巻き込みながら行うものであると同時に巻き込むきっかけに繋げたいと感じました。

How might weによる課題解決のアイデア創出

当日はグループを作りディスカッション・ブレーンストーミングを行ったのですが、自分だけでは発見できない視点やアイデアが出てきたので設計以外の部分でも学びが多かったです。

個人的に特に印象的なことが、ブレーンストーミングの手法に関してです。ただひたすらにアイデアを出せば良いという視点に行きがちですが、How might weから始まるテーマにすることで、「漠然としたアイデア」ではなく「課題を解決するためのアイデア」を発散することができるという考え方は、ワークショップに限らず様々な場面で活用できそうだなと感じました。日頃の業務のうち、小さな枠組みでもいいので今回学んだことを積極的に実践していきたいと感じました。

あっという間のワークショップでしたが、非常に密度の濃い1日だったと感じています。来年はどのようなワークショップが開催されるか今から楽しみでなりません!

この記事を書いた人:藤原 脩平

現在、システムエンジニアとして自社サービスの企画/開発を行なっています。
ユーザーファーストなサービス開発を心がけたいという思いから、UX DAYS TOKYOのスタッフとして活動を始めました。

最近はリサーチスキルを伸ばすために統計学を勉強している。